Untuk mengajukan permohonan, masyarakat cukup menyiapkan identitas, surat permohonan yang menjelaskan jenis informasi yang diperlukan, serta tujuan penggunaan informasi. Permohonan dapat disampaikan secara langsung ataupun menggunakan media elektronik.
Setelah permohonan diterima, petugas PPID melakukan registrasi dan memberikan tanda bukti penerimaan beserta nomor registrasi. Selanjutnya, permohonan diproses berdasarkan mekanisme pelayanan yang telah ditetapkan.
Ketentuan waktu pelayanan juga mengacu pada Undang-undang (UU) nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Informasi publik diberikan paling lambat 10 hari kerja sejak permohonan diterima. Dalam kondisi tertentu, waktu tersebut dapat diperpanjang paling lama 7 hari kerja dengan disertai pemberitahuan tertulis kepada pemohon.
KAI Divre II Sumbar juga menegaskan bahwa masyarakat tidak perlu khawatir mengenai biaya ketika menggunakan layanan permohonan informasi publik.
Reza menyebut seluruh layanan permohonan informasi publik tersebut diberikan secara gratis tanpa dipungut biaya apa pun.
“Kami berharap keberadaan layanan PPID tidak hanya menjadi sarana penyampaian informasi, tetapi juga menjadi jembatan komunikasi yang efektif antara KAI dan masyarakat. Melalui pelayanan informasi yang terbuka, akuntabel, dan mudah diakses, kami ingin terus membangun kepercayaan publik sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan,” kata Reza.
Optimalisasi PPID tersebut menjadi bagian dari komitmen KAI Divre II Sumatera Barat dalam menghadirkan pelayanan informasi yang profesional, transparan, inklusif, dan mengikuti perkembangan teknologi.
