Dari pengamatan yang saya lakukan terdapat tiga aspek komunikasi yang kerap menjadi penyebab gangguan dalam proses bimbingan akademik:
- Cara Menyusun Pesan
Banyak mahasiswa yang belum menyadari bahwa cara mereka menyusun pesan dapat berdampak besar pada respons yang akan mereka terima. Pesan yang terlalu singkat, tanpa salam, langsung bertanya atau tidak jelas maksudnya misalnya hanya berbunyi “Bisa bimbingan sekarang bu”, atau “apakah ibu/bapak ada di kampus?” hal ini mudah disalahartikan sebagai kurang sopan atau tidak menghargai waktu dosen.
Memang untuk menulis pesan perlu kehati-hatian karena komunikasi tertulis merupakan Bentuk komunikasi paling berbahaya, kata-kata tertulis lebih kuat daripada kata-kata lisan. Kita harus menulis bukan hanya supaya dimengerti, tapi supaya kita tidak mungkin disalah mengerti.
Untuk itu sebuah pesan yang baik seharusnya ditulis dengan struktur yang sopan, jelas (siapa yang mengirim, kepada siapa ditujukan, apa maksud/tujuan) dan kontekstual. Semisal:
Assalamualaikum Wr. Wb.
Ibu/Bapak [Nama Dosen],
Perkenalkan, saya [Nama Mahasiswa] mahasiswa bimbingan Ibu pada program S1 Ilmu Komputer.
Mohon izin, saya ingin melaporkan bahwa saat ini saya telah menyelesaikan revisi Bab 2 sesuai arahan Ibu/Bapak sebelumnya. Sehubungan dengan itu, saya ingin memohon waktu Ibu/Bapak untuk dapat melanjutkan bimbingan.
