Pelajar yang dapat memperoleh layanan bukan seluruh pelajar secara umum. Mereka harus terlebih dahulu terdaftar dalam database penerima layanan Angkutan Gratis untuk Pelajar Kota Bukittinggi Tahun 2026. Identitas pelajar atau kartu pelajar digunakan sesuai dengan data yang telah ditetapkan.
Setiap perjalanan pelajar yang terdaftar akan menggunakan kartis khusus program dengan nilai Rp3.000. Kartis tersebut menjadi bagian penting dalam mekanisme pencatatan perjalanan sekaligus dasar penggantian ongkos kepada operator angkutan.
Operator yang telah ditetapkan bertugas melayani pelajar berdasarkan rute yang sudah ditentukan. Setelah digunakan, kartis dikumpulkan operator untuk diserahkan kepada koperasi angkutan pelajar sesuai periode layanan.
Koperasi kemudian melakukan rekapitulasi kartis yang dikumpulkan operator. Rekapitulasi dilakukan berdasarkan kendaraan, rute, operator, serta periode pelayanan.
Sebagai gambaran mekanisme pencatatan, rekapitulasi mencantumkan tanggal, rute, operator, nomor kendaraan, dan jumlah kartis. Pada contoh pencatatan tanggal 01/10, terdapat Operator 1 pada rute A dengan kendaraan BA 1234 XX dan jumlah 120 kartis.
Kemudian Operator 2 pada rute B menggunakan kendaraan BA 5678 XX dengan jumlah 100 kartis. Operator 3 pada rute C menggunakan kendaraan BA 9012 XX dengan jumlah 80 kartis. Total kartis yang tercatat dalam contoh tersebut mencapai 300.
Koperasi juga menyiapkan dokumen pendukung untuk proses verifikasi. Data yang direkap nantinya diperiksa oleh Dinas Perhubungan sebelum penggantian ongkos diberikan.